Más que nunca, la tecnología digital está transformando las empresas. En este contexto, las empresas recurren a nuevas tecnologías para seguir siendo competitivas, eficientes y modernas. Esta transición afecta al funcionamiento general de las empresas y trastorna los métodos y procesos. Para seguir siendo productivas y aumentar su rentabilidad, las empresas deben iniciar una digitalización de extremo a extremo de sus procesos profesionales, teniendo en cuenta las diferentes etapas de la elaboración de un documento.
¿Qué es la automatización y digitalización de los procesos empresariales?
La digitalización empresarial consiste en llevar gran parte de los aspectos de la empresa al mundo digital. Es decir, introducir toda la información necesaria de la empresa en cualquier lugar (bases de datos, la nube…) donde se pueda acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier lugar.
La automatización de procesos empresariales va más allá. La automatización consiste en utilizar los recursos tecnológicos para optimizar los procesos, aumentar la productividad y reducir los costes y los tiempos.
Según el análisis de datos del último año de Randstad Workmonitor, España es uno de los países europeos que más invierte en digitalización y automatización de procesos. Así, ya 3 de cada 10 empresas han sustituido la mano de obra por sistemas automatizados, un hecho que está suponiendo un cambio en el modelo empresarial, laboral y el sector económico.
Las empresas, han encontrado la solución que permite aumentar su productividad y competitividad. Por eso, cada día son menos los procesos manuales, los cuáles han sido sustituidos por procesos digitales y automatizados.
Sin embargo, muchos piensan que la automatización de procesos es algo del siglo XXI, pero no es así. Durante siglos, las personas han buscado soluciones posibles para realizar procesos con mayor brevedad de tiempo y efectividad a la vez.
Por ejemplo, las primeras centrales telefónicas llevaban detrás a un equipo humano que conectaba a los interlocutores de las llamadas introduciendo las tomas en las clavijas para que la llamada entre ambos pudiera efectuarse. Pero, ya a mitad del siglo XX, empezaron a buscarse soluciones más productivas, hasta la llegada de Internet, que supuso una revolución en todos los ámbitos y permitió las llamadas a través de Voz IP-WebRTC, mediante la centralita virtual o inteligente y automatizada.
La automatización de procesos en los diferentes ámbitos de la empresa
La necesidad de automatizar los procesos se manifiesta en la mayoría de los ámbitos empresariales, así como en cualquiera de los departamentos del núcleo de las empresas:
- Para la dirección empresarial, encontramos una automatización enfocada hacia el rendimiento, el desarrollo continuo y el respeto y control de las normas y acciones de los empleados.
- Marketing y relación con el cliente: se trata de la automatización de determinadas acciones relacionadas con los clientes, como la gestión de documentos, registros de clientes, medición de las campañas de marketing…
- En los Recursos Humanos se expresa la necesidad de desmaterializar los documentos de recursos humanos y administrativos, la gestión de estas copias mediante la firma electrónica o la propuesta de expedientes seguros al conjunto de los empleados.
- Para el responsable financiero y contable, la automatización de los procesos de las facturas facilita la visibilidad permanente sobre el desarrollo de las acciones y la circulación de la información.
- En las comunicaciones empresariales, la digitalización y automatización permite establecer comunicaciones directas entre los propios empleados, así como entre la empresa y sus clientes, mediante software de call center o centralitas con chat interno.
La digitalización de los procesos empresariales es, por tanto, una de las palancas de la transformación digital: reducción de los plazos de gestión, reducción de costes, optimización de recursos y mayor rendimiento de los empleados.
Ventajas y beneficios de la automatización de procesos
La digitalización de los procesos aporta numerosos beneficios a la empresa y a toda su cadena de valor.
Por un lado, presenta grandes beneficios para las economías ecológicas, ya que la desmaterialización favorece la reducción del consumo de papel lo que supone una gran ventaja para el ecosistema, así como el ahorro de los gastos de la empresa en papel.
Por otro lado, la digitalización y automatización de procesos facilita la transmisión de la información y la calidad de la misma. Una comunicación que fluye rápidamente permite ahorrar tiempo y recursos.
Por último, intensifica el acceso inmediato, en cualquier momento y desde cualquier lugar a los datos, a la vez que la seguridad de todos ellos, gracias a los desarrollos actuales en ciberseguridad.
La elección del grado de digitalización y el tipo de automatización dependerá de los objetivos de cada empresa, los recursos y sus necesidades. Pero no dentro de muchos años, aquellas que no hayan apostado por invertir en tales procesos, serán empresas que no puedan competir en sus sectores respectivos.